Excel技能之数据验证，总有一款适合你

武托邦

用户填写的内容，是未知的，不可靠的。但是，我们要对数据的规范、格式、条件做出限制，既能保证数据的质量，也能统一每个人的行为。最大限度去避免垃圾数据的录入，眼不见心不烦，让心情美美的。

数据不对，不是能力问题，而是态度问题。数据验证，不懂可以学，不想学就是懒。数据验证，不难，稍微花点时间就能掌握。对于记性不好的同学们，记不住不要紧，让心静下来10秒钟，点击收藏慢慢看。Excel用得溜不溜，汇报工作就暴露。

Excel 2010版本以及之前的版本，叫做“数据有效性”，后面的版本改名叫“数据验证”。

数据验证的使用场景非常普遍，可以限制重复输入，二级菜单的联动，限制日期的范围，费用不能超过预算额度，限制手机号码必须11位数，单元格的输入提示，等等。干活之前先想想，能用上的都是加分项。

1、限定选项。
经常在做Excel的时候，需要添加下拉列表，限定选项。

比如，鼠标左键点击“服务”右边的单元格，选中了单元格。点击“数据”菜单，点击“数据有效性”右下角的三角箭头，点击“数据有效性”。



弹出小窗口，点击“设置”，“允许”选择“序列”，点击“来源”右边的按钮。拖选提前准备好的选项（不要拖选标题），按下回车键。另一种方式，在“来源”直接输入“职场技能,干货分享,升职加薪,个人成长,搞钱副业,时间管理”，注意用英文逗号隔开，不是中文逗号。点击“确定”。



搞完之后，单元格右边出现向下的箭头，点击向下的箭头，出现下拉列表，只能从这几个选项里面选择，不能输入其它内容。



当我们输入不存在的选项，按下回车键，会有错误提示的弹窗。比如，输入“赚钱”。错误提示的内容，也是可以设置的，根据需要去使用。



2、限定长度。
有时候，如果不做限制，用户会复制一大堆内容过来，粘贴到Excel里面，这时，限定长度就派上用场了。

“登录密码”这一项，让输入密码的位数在6到20之间。
比如，鼠标左键点击“登录密码”右边的单元格，选中了单元格。点击“数据”菜单，点击“数据有效性”右下角的三角箭头，点击“数据有效性”。



弹出小窗口，点击“设置”，“允许”选择“文本长度”，“数据”选择“介于”，“最小值”填写一下，“最大值”也填写一下。暂时还不能点击“确定”。



点击“出错警告”，勾选“输入无效数据时显示出错警告”，“样式”选择“停止”，“标题”输入自定义内容，“错误信息”也是输入自定义内容，点击“确定”。



当我们输入的内容不符合要求时，按下回车键，会有错误提示的弹窗。比如，输入“123”。



3、限定整数。
常用的是，年龄、月份、人数，等等。

“专业程度”这一项，让用户在0到100之间选择一个分数。
比如，鼠标左键点击“专业程度”右边的单元格，选中了单元格。点击“数据”菜单，点击“数据有效性”右下角的三角箭头，点击“数据有效性”。



弹出小窗口，点击“设置”，“允许”选择“整数”，“数据”选择“介于”，“最小值”填写一下，“最大值”也填写一下。暂时还不能点击“确定”。



点击“出错警告”，勾选“输入无效数据时显示出错警告”，“样式”选择“停止”，“标题”输入自定义内容，“错误信息”也是输入自定义内容，点击“确定”。



当我们输入的内容不符合要求时，按下回车键，会有错误提示的弹窗。比如，输入“666”。



4、圈释无效数据。
使用场景是，有一份数据，需要找出不符合的部分，圈出来。

找出“粉丝数量”少于500的城市。
先设置“数据有效性”，再点击“圈释无效数据”。详细操作过程，如下。
比如，拖选“粉丝数量”下面的单元格区域，不要拖选标题。点击“数据”菜单，点击“数据有效性”右下角的三角箭头，点击“数据有效性”。



弹出小窗口，点击“设置”，“允许”选择“整数”，“数据”选择“大于或等于”，“最小值”填写一下。点击“确定”。



“粉丝数量”下面的单元格区域，不用拖选。点击“数据”菜单，点击“数据有效性”右下角的三角箭头，点击“圈释无效数据”。无效数据的周围会出现红色的圈，一眼看过去，很明显。



5、清除无效数据标识圈。
把无效数据的红圈去掉。
点击“数据”菜单，点击“数据有效性”右下角的三角箭头，点击“清除无效数据标识圈”。